Knowledge
“Mag het een beetje meer zijn?”: prijsonderhandelen tussen advocaten en cliënten
Gezien de reacties op onze blog ‘Erelooncommunicatie: heeft u een goed verhaal’, gaan we graag nog een beetje door op de erelonen. Ieder die een cursus onderhandelen heeft gevolgd kent de win-win stelling: voor partijen die op langere termijn met elkaar wensen samen te werken en die moeten onderhandelen over de voorwaarden van die samenwerking, is het belangrijk dat ze beiden als ‘winnaar’ uit die onderhandelingen kunnen komen.
Vermits wij grote aanhangers zijn van de stelling dat zowel advocaten als ondernemingen er belang bij hebben hun samenwerking op een lange termijn leest te schoeien, zijn we ook overtuigd van het belang dat zowel advocaat als cliënt als ‘winnaar’ uit onderhandelingen over erelonen komen. De advocaat die zich voelt als een uitgeperste citroen of de cliënt die zich voelt als het ezeltje dat voortdurend geld moet poepen, vormen niet meteen een gezonde basis voor een vruchtbaar lange termijn project.
Niet alle advocaten zijn geoefende prijs-onderhandelaars. Net zomin als alle cliënten dat zijn. Het resultaat is dat al te vaak, zelfs ongewild, een van beiden zich terugvindt in de figuren beschreven in de vorige paragraaf. Bovendien wordt de zakenadvocaat steeds vaker geconfronteerd met een aankoop-departement dat de prijsonderhandelingen van de juridische dienst overneemt. Deze departmenten zijn wel getraind en delen niet altijd de objectieven van de advocaat of de juridische dienst.
Enkele tips voor ‘gezonde’ prijsonderhandelingen tussen advocaten en cliënten:
Bewaak de timing voor prijsonderhandelingen
De prijs is de tegenprestatie voor een oplossing. Maar de remedie mag niet erger zijn dan de ziekte. De cliënt zal de neiging hebben om redelijk snel te vragen naar de kostprijs. De prijs moet aan bod komen in de gesprekken tussen advocaat en cliënt maar er is een geschikte timing voor.
Stel de discussie over de prijs uit tot na de inhoudelijke discussie. Vermijdt om bedragen te noemen vooraleer de oplossingen of resultaten van de dienstverlening gepreciseerd zijn. “Laat ons het eerst hebben over de doelstellingen en de gewenste resultaten. Het zal ons helpen om de investeringen die nodig zijn te bepalen.”
Spreek in de mate van het mogelijke niet over ‘kosten’ maar over ‘investeringen’. Dit helpt ook om het gesprek te laten draaien rond oplossingen in de plaats van rond problemen.
Afstemmen van verwachtingen en wegwerken van vooroordelen
Wanneer een nieuw dossier of een nieuwe relatie afknapt op de kostprijs is dat in de meerderheid van de gevallen omdat bepaalde vooroordelen of twijfels niet uitgeklaard werden. Vooroordelen wegnemen impliceert het stellen van open vragen, zoals “Welke verwachtingen heeft u op het vlak van erelonen en wat is voor u belangrijk?” of “Hoe ziet u de financiële kant van de zaak?”
Een andere techniek om de verwachtingen beter op elkaar af te stemmen, is de vraag naar de kostprijs omdraaien. Op de vraag naar de kostprijs, kan u ook reageren met: “De kostprijs hangt af van vele factoren. Ik zou daarom de vraag willen omdraaien als het kan. Welk bedrag heeft u hiervoor voorzien? Welk budget heeft u hiervoor uitgetrokken?”
Bedwing uw drang om te argumenteren. Vragen stellen is veel effectiever. Zolang de discussie gedomineerd wordt door vage stellingen of boutades blijft u doorvragen:
1.De stelling “Wij zijn op zoek naar de beste prijs/kwaliteit.” kan u beantwoorden met “Wat bedoelt u precies met prijs/kwaliteit? Hoe evalueert u de prijs/kwaliteit?”
• De stelling “Ik heb de indruk dat andere kantoren goedkoper zijn.” pareert u met “Wat bedoelt u precies met goedkoper?” of “Waarop baseert u die conclusie?”
• De stelling “Het is erg duur”, beantwoordt u met: “In welk opzicht vindt u de dienstverlening te duur?” of “Welk aspect van onze offerte vindt u te duur?” of “Wat stelt u voor om het voorstel aanvaardbaar te maken?” of “Wat zou voor u dan wel een haalbaar voortstel zijn?” Het antwoord op deze vragen zal de partijen haast altijd in staat stellen om het voorstel of offerte aan te passen door de voorwaarden of de inhoud van het werk te herformuleren.
Het uurtarief is slechts één van de elementen die het ereloon bepalen. Vermijdt elke discussie die zich beperkt tot de hoogte van uurtarieven. Trek de discussie open naar alle elementen die de prijs/kwaliteit zullen bepalen: efficiëntie, expertise, berekening van kosten etc.
Opgeven van een budget of inschatting van de kosten
Steeds meer cliënten vragen om een inschatting van de totale kost of een budget te geven. Advocaten worstelen met die vraag. Twee technieken kunnen de partijen op dit punt dichter bij elkaar brengen.
De eerste mogelijkheid is om te werken zoals autoverkopers: eerst de prijs voor het basismodel en vervolgens de opties. Geef nooit één enkel bedrag. De cliënt moet het gevoel hebben dat hij een keuze heeft en dat hij zelf impact heeft op de kostprijs. Het zal bovendien opnieuw helpen om de verwachtingen op elkaar af te stemmen. (Vaststelling: erg weinig mensen kopen een basismodel zonder opties).
De tweede methode is de salamitechniek. Voor sommige dossiers of transacties (veel minder echter dan advocaten denken, maar daar kom ik in een volgende blog op terug) is het inderdaad erg moeilijk om het volledige traject te overzien. Maar bepaalde onderdelen of fases van een dossier zijn misschien wel goed in te schatten. In de plaats van het standaardantwoord “Dat is echt onmogelijk in te schatten.”, helpt u de onderhandelingen al een heel eind vooruit door een inschatting te geven voor bepaalde onderdelen van het dossier.
De meeste ondernemingen hebben intussen een jaarbudget voor juridische diensten. In dossiers die binnen dit budget vallen (grote transacties of projecten vallen er vaak buiten) is de cliënt al een heel eind geholpen wanneer de inschatting enkel de prestaties voor het lopende boekjaar betreft. Aan het eind van het boekjaar volgt dan weliswaar een nieuwe inschatting voor het volgende jaar maar tegen dan beschikt men ook over meer informatie
Schaars met kortingen
Start met een correcte prijsopgave. Sommige kantoren hanteren hoge uurtarieven maar geven daarop dan hoge kortingen. Te hoge kortingen ondermijnen het vertrouwen (“Wie niet onderhandelt, betaalt dus automatisch te veel?”). Tijdens de workshop met de bedrijfsjuristen over de samenwerking tussen advocaten en bedrijfsjuristen werd op dit punt virulent gereageerd. Er vielen harde woorden zoals ‘gerold’ en ‘bedrogen’.
Geef nooit kortingen enkel omdat de cliënt er naar vraagt. Kortingen kunnen maar moeten beperkt blijven. Er moet ook altijd iets tegenover staan, bij voorbeeld volume.
Een cliënt die unilateraal overdreven kortingen eist is trouwens zelden een interessante cliënt. De druk op de fees en rentabiliteit zal blijven en een echte vertrouwensrelatie zit er in die omstandigheden ook niet in. U verlaat dit slagveld beter als een man of vrouw van eer.
Barend Blondé | 15 December 2006 |
Share
This entry is related to following topics